Stadgar för Rotary Malmö Öresund 2020-2021

Här kan du läsa stadgarna för Rotary Malmö Öresund.

Stadgarna för Rotary Malmö Öresund:

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525 §1. Definitioner

Styrelsen: Klubbens styrelse
Styrelseledamot: en ledamot i klubbens styrelse
Medlem: en medlem i den här klubben som inte är hedersmedlem
Beslutsmässigt antal: en tredjedel av klubbens medlemmar, en majoritet för styrelsen
RI: Rotary International
År: den 12-månadersperiod som börjar 1 juli
Rotary året: Avser perioden 1 juli – 30 juni
Skriftligen: via e-mail eller ordinarie post

§2. Styrelsen

Klubbens ledning utövas av styrelsen vilken som minimum består av presidenten, omedelbart förutvarande presidenten, tillträdande presidenten, skattmästaren och sekreteraren.

Det står styrelsen fritt att också lägga till de styrelseledamöter som valts i enlighet med §3 mom. 1 av dessa stadgar.

För klubbverksamheten därutöver erforderliga funktionärer utses av styrelsen. Sådana funktionärer kan vara t ex programansvarig, medlemsansvarig och IT-ansvarig, efter styrelsens och klubbens behov.

Styrelsen är beslutsför då mer än hälften av dess medlemmar är närvarande. I styrelsen avgörs alla ärenden med enkel majoritet. Vid lika röstetal gäller den mening presidenten företräder.

§3. Val av styrelseledamöter och ämbetsmän

Mom. 1. En månad före mötet för val av styrelse kan medlemmarna föreslå kandidater till president, vicepresident, sekreterare, skattmästare och andra lediga styrelseposter, revisorer och revisorssuppleant samt eventuella övriga tjänstemän.

Förslagen lämnas till en valberedning, som ska bestå av president, omedelbart förutvarande president, samt tillträdande president. Såsom sammankallande för kommittén tjänstgör den omedelbart förutvarande presidenten.

Valberedningens förslag till styrelse ska presenteras för medlemmarna före årsmötet.

Mom. 2. Den kandidat som får flest röster för varje ämbete förklaras vald till ämbetet ifråga.

Mom. 3. Vakans i styrelsen eller på befattning fylls enligt beslut av återstående styrelseledamöter.

Mom. 4. Vakans på posten som tillträdande ämbetsman eller som tillträdande styrelseledamot fylls enligt beslut av återstående ledamöter i den tillträdande styrelsen.

Sida 1 av 8 Beslutad 3 mars 2020

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525

§4. Styrelsemedlemmars och övriga funktionärers uppgifter Presidenten ska:

Leda klubbens arbete och förhandlingarna vid klubbens och styrelsens möten, klubbsamråd samt årsmötet.

Tillsammans med sekreterare upprätta dagordning för styrelsens möten under Rotaryåret.

Tillse att ämbetsmännen och övriga befattningshavare, revisorerna undantagna, sköter sina åligganden samt vid behov meddela närmre föreskrifter för deras verksamhet.

Tillse att kommittéerna har fastställd målsättning och arbetar efter givna riktlinjer.

Om så behövs, utse befattningshavare att handha vissa uppgifter eller att biträda viss ämbetsman i dennes åligganden och därvid meddela erforderliga direktiv.

Tillse att klubbsamråd hålles och att där framlagda förslag på lämpligt sätt behandlas.
Delta i distriktskonferensen samt i andra inom eller utom distriktet förekommande möten av vikt. Före ämbetstidens slut insätta tillträdande president i dennes arbete.
I övrigt representera klubben, såväl inom som utom organisationen.

Omedelbart förutvarande president (vicepresident)

skall fungera som styrelsemedlem.
För att kunna fungera som Vicepresident, måste man varit ordinarie president under ett Rotary år. Ska i presidentens frånvaro vara ordförande i dennes ställe.
Svara för att parentation hålles över bortgången medlem.
I övrigt bistå presidenten i dennes åligganden.

Tillträdande presidenten

Den tillträdande presidenten ska fungera som styrelsemedlem och förbereda sig för sitt tjänstgörings-år genom att:

Skaffa sig god kännedom om Rotarys ideal och syften samt de föreskrifter som gäller för verksamheten.

Underrätta sig om pågående projekt, andra åtaganden och frågor av vikt för klubben.

Delta i PETS-utbildning, utbildningsseminarier, distriktskonferenser, distriktsmöten och andra sammankomster.

I övrigt skänka den tid och kraft som behövs för att leda och fullfölja klubbens arbete.

Sida 2 av 8 Beslutad 3 mars 2020

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525 Sekreteraren - ska delta i klubbens och styrelsens möten.

Sekreteraren ska föra protokoll vid styrelsens sammanträden och vid årsmötet, och också göra minnesanteckningar vid klubbmöten och klubbsamråd. Veckobreven är ju avskaffade......

Ombesörja att kallelse skickas ut till styrelsesammanträden, årsmötet, klubbmöte och klubbsamråd samt annan sammankomst av betydelse.

Vidarebefordra styrelsens protokoll och andra handlingar av vikt till revisorerna.

Upprätta rapporter till RI och distriktsguvernören.

Sköta klubbens skriftväxling.

Sätta in den inkommande sekreteraren i dennes kommande uppgifter som sekreterare.

Efter ämbetstidens slut, tillsammans med presidenten, upprätta berättelse över det gångna verksamhetsåret.

Efter avslutat verksamhetsår, överlämna samtliga relevanta handlingar till inkommande sekreteraren.

Skattmästaren - ska delta i klubbens och styrelsens möten.
Skattmästaren ska ha överinseende över klubbens finanser och sköta bokföringen.

Skattmästaren ska upprätta och för styrelsen presentera förslag till budget.

Sköta klubbens bokföring.

Tillse att medlemsavgifter och andra skulder till klubben erläggs.

Fakturera nyvald medlem föreskrivna avgifter och meddela presidenten och IT-ansvarig när dessa erlagts.

Tillse att klubbens utgifter och andra skulder betalas i rätt tid.

I övrigt förvalta klubbens medel och till styrelsen fortlöpande redovisa sin förvaltning, ekonomiskt resultat och kapitalbehållning.

Inom 2 månader efter ämbetstidens slut överlämna årssammandrag och sammanställning av den ekonomiska förvaltningen till revisorerna.

Upprätta finansrapport och redovisa vid varje styrelsemöte under Rotaryåret.

Övriga tjänstemän och funktionärer.
Klubbmästare: är ordförande i kommittén för klubbtjänst, som ska:

Förbereda och planlägga klubbens arbete, ansvara för bokning och förplägnad vid klubbens möten, ansvara för att klubbens föremål är intakta, inventera och förteckna föremålen samt verka för ökad förståelse för Rotarys syften och ideal samt befordra och vidmakthålla ett gott kamratskap inom klubben.

Sida 3 av 8 Beslutad 3 mars 2020

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525 Programansvarig: är ordförande för programkommittén, som ska:

Förbereda programmen för klubbens alla möten, vidtala föredragshållare samt tillse att programmet sammanställs och publiceras på klubbens hemsida via web-redaktören.

Medlemsvårdsansvarig: är ordförande för medlemsvårdkommittén, som ska:
Tillse att klubben tillförs nya medlemmar från skilda klassifikationer, i syfte att främja en god

medlemsutveckling med lägre medelålder.

Se till att klubbens medlemmar får kännedom om Rotarys historia, administration och arbetssätt.

Uppmuntra medlemmarna till hög närvaro.

Tillse att alla klubbmedlemmar får tjänstgöra som Klubbvärdar i ett rullande schema, 4 personer per gång.

Tillse att den digitala närvarolistan vid klubbens möte bli ifylld.

Kontakta medlemmar som inte närvarat på länge, och fråga efter anledningen. (sjuk, hög arbetsbelastning?) och meddela styrelsen.

Sammanställa lista på ”Veckans födelsedagsbarn”, så att dessa uppmärksammas vid ordinarie veckomöte.

IT-ansvarig

Ska hålla kontakt med distriktets IT-samordnare, samt administrera och ansvara för IT-frågorna inom klubben

Ansvara för klubbens hemsida tillsammans med web-redaktören. Registrera ny medlem hos RI, efter att dennes avgifter är betalda.

Ansvara för att medlemsmatrikeln innehåller aktuella uppgifter, samt sända in dessa till Rotary International och Rotary Sverige.

Klubbvärdar, enl. rullande schema (se ovan) ska:
Infinna sig c:a en halv timme före mötets början, för att hälsa välkommen till och registrera

medlemmar och gäster digitalt.
Ta fram klubbens föremål (klubba, standar osv). (Saknas något, meddela klubbmästaren)

Se till så att det finns lediga platser för föredragshållare och ev gästande rotarianer vid president bordet.

Tillse att alla har någon att prata med, ingen får stå ”bortglömd”, gäller speciellt gäster. Styrelsemedlemmar kan utföra ytterligare uppgifter om de har tilldelats sådana.

Sida 4 av 8 Beslutad 3 mars 2020

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525 §5. Möten

Mom. 1. Årsmöte. Ett årsmöte med klubben ska hållas senast 31 december för att välja styrelseledamöter för nästföljande Rotary år.

Mom2. Klubbens ordinarie veckomöten ska hållas tisdagar kl 18.00 – 20.00. Alla klubbmedlemmar ska underrättas i god tid om någon ändring görs gällande veckomötet eller om detta ställs in.

Mom. 3. Styrelsemöten hålls 8-10 gånger / år. Extra ordinarie styrelsemöten kan sammankallas av presidenten eller på begäran av två styrelsemedlemmar vid behov.

Mom. 4. Kallelse till årsmöte ska utgå skriftligt till samtliga medlemmar senast 2 veckor före årsmötet, dock tidigast 4 veckor före årsmötet.

Moms 5. Mötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet.

Mom. 6. Vid årsmötet ska, om ej annan anledning finns, föredragningslistan uppta:

1. 2. 3. 4.

5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Val av ordförande och sekreterare samt 2 justeringsmän
Fråga om årsmötets behöriga utlysande
Fastställande av dagordning
Val av vissa ämbetsmän: President, inkommande president, sekreterare, skattmästare, klubbmästare, medlemsansvarig och programansvarig.

Val av vissa befattningshavare: Inkommande sekreterare, IT-ansvarig, TRF-ansvarig Val av eventuellt ytterligare befattningshavare
Föredragning av verksamhetsberättelsen och årssammandraget
Föredragning av revisionsberättelsen

Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Val av revisor samt en revisorssuppleant. Fastställande av årsavgift och eventuellt annan avgift. I dagordningen upptagna och beredda ärenden. Övriga frågor.

§6. Röstningsförfarande

Beslut vid såväl årsmöte som ordinarie klubbmöte fattas efter acklamation eller där så begärs efter omröstning. Omröstning i klubben sker öppet. Styrelsen kan besluta att använda sluten omröstning i specifika ärenden. Vid omröstning som inte gäller val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av mötets ordförande, där hen är röstberättigad. I övriga fall gäller lotten.

Sida 5 av 8 Beslutad 3 mars 2020

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525 § 7. Medlemsavgifter

Mom. 1. Inträdesavgiften, som fastställs av RI och/eller klubbens styrelse, ska erläggas innan en ansökande kan kvalificeras som medlem.

Mom. 2. Medlemsavgifterna ska bestå av per capita-avgifter till RI, prenumerationsavgifter för the Rotarian eller regional Rotary-tidskrift, distriktets per capita-avgifter, klubbens årsavgifter och eventuella andra per capita-avgifter som fastställts av Rotary eller distriktet.

Mom. 3. Medlemsavgifterna kan differentieras utifrån typ av medlemskap. Mom. 4. Medlemsavgifternas storlek beslutas vid årsmötet.
Mom. 5. Medlemsavgifterna ska betalas inom 15 dagar.

§ 8. Närvaro

Alla medlemmar bör sträva efter att närvara vid så många möten som möjligt. Det ligger i allas intresse att man har hög närvaro för att kunna vara en stark klubb.

Styrelsen kan befria medlem från närvaro om särskilda skäl framförs. (Max 12 månader.)

Närvarodispens ges också om medlemmens sammanlagda ålder och antal medlems år inom Rotary uppgår till minst 85 år, och medlemmen skriftligen har meddelat styrelsen sin önskan om närvarodispens och styrelsen har lämnat sitt godkännande.

§9. Finanser

Mom. 1. Innan styrelseårets början ska styrelsen ta fram en årsbudget för förväntade intäkter och kostnader.

Mom. 2. Skattmästaren ska deponera alla klubbens medel i bank som anvisas av styrelsen. Klubbens medel ska indelas i två separata delar: klubbverksamhet och serviceprojekt. Till detta bankkonto ska också swish konto vara knutet.

Mom3. Alla räkningar ska betalas av skattmästaren eller av annan bemyndigad ämbetsman, som godkänts av två andra styrelseledamöter.

Mom. 4. En kvalificerad person ska noggrant granska samtliga ekonomiska transaktioner en gång om året.

Mom. 5. En finansrapport för klubben ska tillhandahållas klubbens medlemmar en gång om året. Moms 6. Klubbens räkenskapsår löper från 1 juli till 30 juni.

Sida 6 av 8 Beslutad 3 mars 2020

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525 § 10. Inval av medlemmar

Mom. 1. En medlem ska lämna in förslag på kandidat till styrelsen, inkl. medlemsansökan undertecknad av kandidaten. En medlem som flyttar eller en tidigare medlem i en annan klubb kan också förslås till medlemskap av den tidigare klubben. Förslaget ska behandlas konfidentiellt, om inte annat anges av styrelsen.

Mom. 2. Styrelsen ska förvissa sig om så långt det är möjligt att kandidaten uppfyller alla Rotarys krav för medlemskap.

Mom. 3. Styrelsen ska godta eller förkasta förslaget inom 14 dagar och meddela förslagsställaren om sitt beslut.

Mom. 4. Om styrelsen tillstyrker förslaget skickas styrelsens beslut ut till övriga medlemmar, som då har 1 vecka på sig att protestera skriftligen till styrelsen mot kandidaten.

Mom. 5. Om ingen medlem i klubben inkommer med skriftlig protest inom 1 vecka, inklusive skäl för protesten, ska den föreslagna medlemmen betraktas som invald i klubben efter att medlemsavgiften har betalts.

Mom. 6. Klubben kan välja in hedersmedlemmar som föreslagit av styrelsen, som efter förtjänstfulla insatser främjat Rotarys ideal och fortlöpande stött dess målsättning.

§ 10A. Flexibla medlemskap

Mom. 1. Styrelsen kan besluta om etablering av olika typer av medlemskap ut över vanligt medlemskap och hedersmedlemskap.

Mom. 2. Inval av medlemmar oavsett typ av medlemskap behandlas enligt §10.

Mom. 3. Om typ av medlemskap är nytt besluter styrelsen om storleken på medlemsavgift. Årsmötet beslutar sedan om den fortsatta storleken på medlemsavgift enligt §7 Mom. 4.

§11. Utträde ur klubben

Medlem som önskar utträda ur klubben ska skriftligen meddela detta till sekreteraren. Ansökan prövas av styrelsen och ska, om omständigheterna ej föranleder annat, gälla från kommande hel- eller halvårsskifte.

Den som utträder ska fullgöra sina ekonomiska skyldigheter mot klubben. Inkommer anmälan senare än 14 dagar före hel- eller halvårsskiftet kan medlemmen inte påräkna att medlemskapet avslutas före kommande debiteringsperiod. Den som utträder har ej del i klubbens tillgångar.

§ 12. Beslut

Klubben får inte ta upp resolutioner eller yrkanden till behandling som i något avseende förpliktar klubben till ståndpunktstagande, innan ärendet övervägts av styrelsen. Om resolutioner eller yrkanden väcks vid klubbmöten ska de utan diskussion överlämnas till styrelsen.

Sida 7 av 8 Beslutad 3 mars 2020

Stadgar för Malmö-Öresund Rotaryklubb. Distrikt 2390, klubb nr 87525 § 13. Stadgeändringar

Dessa stadgar kan ändras genom beslut antingen vid årsmöte eller genom två likalydande beslut vid två på varandra å skilda dagar hållna klubbmöten. För bifall till ändring krävs, att minst två tredjedelar av de närvarande förenar sig om beslutet.

Förslag till stadgeändring ska beredas av styrelsen och därefter skickas ut till medlemmarna senast två veckor före årsmöte eller det första klubbmötet, då beslut första gången ska fattas.

Ändringar i dessa stadgar måste vara förenliga med Enhetlig grundlag för Rotaryklubbar, RI:s grundlag och stadgar samt Rotarys policysamling.